نکاتی جهت برگزاری همایش و سمینار
برگزاری همایش و سمینار یکی از کارهای پراسترس است. برای رسیدن به موفقیت، برگزارکنندگان همایش ها باید یک قدم جلوتر باشند و تمام جزئیات را از قبل مد نظر داشته باشند تا بتوانند رویدادشان را کنترل کرده و به بهترین شکل اجرا نمایند. نکاتی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌شود، به شما کمک خواهند کرد تا فرآیند برگزاری همایش و رویدادتان را با موفقیت و با کم‌ترین میزان استرس به سرانجام برسانید.
اهداف را مشخص کنید
آیا تمایل دارید همایش و سمینار شما در رسانه‌های اجتماعی بازتاب پیدا کند و میزان آگاهی مردم از برند شما افزایش یابد؟ آیا قثد دارید لیستی از اطلاعات تماس مشتریان آینده تان برای کمپین‌های بازاریابی درست کنید یا محصولات و خدمات‌تان را به فروش برسانید؟ در هر صورت، بهتر است از ابتدای کار اهداف‌تان را مشخص کنید و نوع همایش و فرآیند برنامه‌ریزی و برگزاری آن را متناسب با این اهداف مشخص کنید.
اولویت بندی کارها
برگزارکنندگان همایش معمولا به درست کردن لیست‌های متفاوت علاقه دارند اما مسئله‌ی مهم این است که باید آن‌ها را به یاد داشته باشید و فعالیت‌تان را متناسب با آن‌ها تنظیم کنید. وظیفه‌ی اصلی برگزارکنندگان همایش، ساختن یک تجربه‌ی متفاوت و به‌یادماندنی برای شرکت‌کنندگان است و برای این کار باید بتوانند روی کارهای اصلی تمرکز داشته باشند.
عملکرد حرفه ای
برخی تصور دارند که برگزاری کنفرانس یک کار راحت و لاکچری است. این افراد، استرس چند روز مانده به رویداد و بیش از ۱۲ ساعت کار روزانه را تجربه نکرده اند. این ساعت‌های طولانی گاهی اوقات اجتناب‌ناپذیر و بخشی از کار است. اما اگر بتوانیم این بخش را به گروهی حرفه ای واگزار نماییم، چه بسا همایش ما بسیار راحت تر و بدون دغدغه ای برگزار می شود و می توانیم به موضوع اصلی کارمان بیشتر توجه نیم. تشریفات رامیلا هماهنگ کننده و آماده برگزاری انواع همایش ها و سمینار ها و کنفرانس ها می باشد.
مشورت کنید
ممکن است فکر کنید که مشورت باید در ابتدای فرآیند برگزاری همایش قرار گیرد. این فکر درست است. در واقع با این‌که مذاکره با افراد مختلف تا پایان همایش نیز ادامه پیدا می‌کند، اما مهم‌ترین بخش مذاکرات شما در همان ابتدای رویداد و بر سر بودجه است. خیلی از ما تجربه‌ی خرج‌های اضافی در لحظات پایانی را داریم. مثلا ممکن است خوراکی‌ها و اقلام پذیرایی شما در حین رویداد تمام شود و مجبور باشید تعداد بیش‌تری از آن‌ها بخرید. اما اگر بتوانید چنین مواردی را با همان بودجه‌ای حل کنید که در ابتدا و در اثر مذاکره بیشتر کرده‌اید، مشتریان بسیار راضی‌تری خواهید داشت.
زمان را مورد توجه قرار دهید
برای این‌که بتوانید به اهدافی که از برگزاری همایش دارید برسید، سعی کنید فرآیند برنامه‌ریزی را زودتر شروع کنید و برای بازاریابی همایش‌تان وقت بگذارید. در نقشه‌ی بازاریابی‌تان مشخص کنید که از چه ابزارهایی می خواهید استفاده کنید. مثلا آیا سیستم همکاری در فروش به درد همایش شما می‌خورد یا تبلیغات در شبکه‌های اجتماعی…
محل برگزاری همایش
اگر قبل از برگزاری سمینار و همایش وقت بگذارید و با داخل و اطراف سالن و موقعیت آن به‌خوبی آشنا شوید، می‌توانید در روز برگزاری بهتر عمل کنید. در طول برگزاری مراسم تمام سوالات درمورد این‌که کدام بخش از سالن برای چه کاری مناسب‌تر است و هر سوال دیگری درمورد موقعیت سالن، از شما پرسیده خواهد شد. با شناختن محل برگزاری رویداد، می‌توانید به‌راحتی پاسخ‌گوی چنین سوالاتی باشید.
نتیجه
هر چقدر برای روز برگزاری همایش و رویدادتان برنامه ریزی بهتری داشته باشید و هرچقدر این برنامه‌ریزی واقع‌بینانه‌تر باشد، می‌توانید روزهای کم‌استرس‌تری را تا روز برگزاری تجربه کنید. مشخص کردن اهداف، اولویت‌بندی میان کارها، با هوش و خلاقانه عمل کردن، مذاکره، در نظر داشتن زمان، تنظیم نقشه‌ی بازاریابی، مشخص کردن اعضای تیم و وظایف هرکدام، ساختن یک رابطه‌ی کاری خوب با اعضای تیم و مسئول فنی، به‌دست آوردن شناخت مناسب از محل برگزاری و راهنمایی و کمک خواستن از گروه تشریفاتی حرفه ای، از جمله نکاتی هستند که به برگزاری هر چه بهتر مراسم شما کمک خواهند کرد.